Come organizzare il tuo Google Drive 5 consigli e trucchi da conoscere
5 consigli e trucchi per organizzare Google Drive
È tempo di ritorno a scuola e questo significa compiti. Dovrai scrivere saggi, collaborare su documenti con i tuoi compagni di classe e magari anche consegnare compiti da Google Drive. Se questo è il tuo tipico flusso di lavoro scolastico, potresti voler considerare l’opportunità di organizzare meglio il tuo account Google Drive prima che i compiti comincino ad accumularsi.
Ho pensato a alcuni suggerimenti e trucchi per aiutarti a fare proprio questo.
Inoltre: Come trovare i file più velocemente in Google Drive
Prima di passare a questi utili suggerimenti, dovresti sapere che non si tratta delle singole app all’interno di Google Drive (Documenti, Fogli, Presentazioni e Moduli). Questi suggerimenti riguardano Drive stesso e come trarre il massimo dalla piattaforma.
Detto questo, passiamo ai suggerimenti.
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Come organizzare il tuo Google Drive
1. Organizza le tue cartelle
Organizzare le tue cartelle è fondamentale. Se salvi semplicemente tutto nella directory principale di Google Drive, finirai con un completo disordine tra le mani. Anche se crei delle cartelle per archiviare i documenti, se queste cartelle non hanno un’organizzazione precisa, passerai più tempo a cercare i file che a lavorarci.
Inoltre: Come utilizzare Google Drive come il tuo zaino virtuale
Ad esempio, se hai classi specifiche o gruppi di studio con cui lavori, potresti creare una cartella per la Classe A, Classe B, Classe C e Classe D, o Gruppo 1, Gruppo 2, Gruppo 3 e Gruppo 4. Se lavori sia con classi che con gruppi di studio, potresti creare una cartella chiamata CLASSI e una chiamata GRUPPI DI STUDIO e poi creare sottocartelle chiamate Classe A, Classe B, Classe C, Classe D, ecc. (o semplicemente nominarle per classi specifiche, come Inglese, Matematica, Scienze, Letteratura, ecc.)
Ecco come ho organizzato la mia gerarchia di Google Drive:
Cliente > Anno > Mese.
Quindi, potrei avere Classe A > 2023 > Settembre. All’interno della cartella di Luglio, aggiungo tutti i miei contenuti/documenti/etc. per quel mese. Questa struttura rende incredibilmente facile sapere dove si trova tutto in Drive senza doverci pensare.
2. Colora le tue cartelle
Per semplificare la gerarchia delle cartelle, coloro ciascuna delle mie cartelle, in modo da dover cercare solo il colore anziché il nome.
Per colorare una cartella, fai clic destro sulla cartella in Google Drive e seleziona Cambia colore > COLORE (Dove COLORE è il colore che desideri impostare per la cartella in questione).
Cambiare il colore della mia cartella ENBLE in Google Drive.
3. Utilizza la barra laterale delle attività
Dato che utilizzo molto Google Drive, a volte ho bisogno di accedere rapidamente a un documento con cui ho lavorato di recente all’interno di una cartella. Supponiamo che abbia scritto un pezzo per Inglese Letteratura e devo controllare qualcosa nel documento rapidamente. Se apro Google Drive e seleziono la cartella Inglese Letteratura, la barra delle attività cambierà e mostrerà solo le attività recenti associate a quella cartella.
Le attività recenti nella mia cartella ENBLE.
Posso fare clic su uno qualsiasi dei documenti elencati per aprirlo rapidamente e fare ciò che devo fare.
4. Usa la funzione di stella per accedere rapidamente a file e cartelle importanti
Ho alcuni documenti a cui devo fare riferimento regolarmente, ma sono sparsi in tutta la gerarchia delle cartelle di Google Drive. Non voglio dover cercare quei documenti (perché è una perdita di tempo). Invece, metto una stella su quei documenti in modo che tutto ciò che devo fare è andare alla cartella con la stella per trovarli.
Inoltre: Come convertire automaticamente i caricamenti su Google Drive in formato Documenti
Per contrassegnare un documento, devi semplicemente fare clic sull’icona a forma di stella situata direttamente a destra del nome del file.
L’icona a forma di stella può rendere molto più facile trovare un documento.
Per accedere ai tuoi contenuti contrassegnati, fai clic sulla voce Contrassegnati nella barra di navigazione a sinistra di Google Drive per visualizzare tutti i documenti che hai aggiunto a questa cartella.
La voce Contrassegnati nella barra laterale sinistra di Google Drive.
5. Utilizza lo strumento di Ricerca avanzata
Infine, prova lo strumento di Ricerca avanzata. La funzione di Ricerca normale di Google Drive è già abbastanza potente di per sé, ma devi sapere esattamente come usarla. Naturalmente, puoi sempre utilizzare la barra di ricerca standard, ma devi sapere cosa stai facendo. Ad esempio, potresti cercare un file PDF che contiene “google drive” nel nome (o nel contenuto) con una stringa di ricerca come questa:
google drive type: pdf
O magari vuoi cercare tutti i file PDF creati prima del 2022, il che può essere fatto con:
type: pdf before: luglio 2020
C’è anche un modo più semplice per effettuare una ricerca dettagliata. Invece di dover imparare tutti i dettagli della ricerca basata sul testo, fai clic sul pulsante Avanzate (l’icona sul bordo destro della barra di ricerca) e, quando compare il popup, inizia a restringere la ricerca selezionando un tipo di file, un proprietario, parole all’interno del file, un nome per il file, una posizione, una data di modifica, approvazioni, condiviso con, e follow up.
Lo strumento di Ricerca avanzata di Google Drive rende facile la ricerca utilizzando criteri molto specifici.
Ecco, amichevoli utenti di Google Drive, cinque suggerimenti che sono abbastanza semplici da implementare e che renderanno la tua esperienza con Google Drive notevolmente più facile. Buona fortuna per le tue lezioni.
